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L'utilisation des pièces comptables On vous a expliqué ce que l’on entendait par pièces comptables. C’est le moment de les utiliser. • Le classement des documents Quand vous avez acheté, par exemple, vos fournitures de bureau pour 400F, le papetier vous a remis une facture au nom de votre association. Inscrivez dessus un numéro d’ordre et reportez ce même numéro sur vos registres en face de vos écritures dans la colonne prévue pour cela. Ainsi, quand vous voudrez retrouver le document correspondant à une écriture, même ancienne, vous n’aurez pas à débroussailler une piste dans une montagne de papiers et vous retrouverez tout de suite ce dont vous avez besoin. Vous pouvez encore améliorer le système. Accordez une codification à toutes vos pièces justificatives selon leurs origines. Vous pouvez faire précéder le numéro d’ordre par une lettre : C pour les cotisations D pour les dépenses R pour les autres recettes NF pour les notes de frais, etc... Comme cela, vous numéroterez vos reçus de cotisation, par exemple, C1, C2, C3, etc..., les factures que vous payez D1, D2, D3, etc..., et vous réservez un classeur spécial pour chaque type de pièces. Vous économiserez ainsi beaucoup de temps...et comme le temps c’est de l’argent... Une fois que vous avez inscrit et fait les totaux, vous pouvez établir, le « compte de résultat ». Le tableau récapitulatif Ce tableau récapitule tous les éléments qui jouent sur le résultat de l’année et montre si votre association a un excédent ou un déficit en fin d’année. Pour en arriver là, divisez votre tableau en deux : les charges à gauche et les produits à droite. Comme précédemment on vous avait demandé de faire vos totaux, vous disposez maintenant de tous les éléments dont vous avez besoin. Néanmoins, pour éviter de vous noyer dans les ventilations inutiles, regroupez dans la même rubrique les postes qui se ressemblent. Par exemple, dans les charges, groupez ensemble les achats de petits matériels, l’électricité, les fournitures administratives, le loyer, les charges locatives, les entretiens et réparations, les primes d’assurance, la documentation, les honoraires, la réception, les transports, les PTT sous la rubrique achat « autres charges externes ». Attention toutefois : si votre association a acheté un ordinateur ou, plus modestement une machine à écrire;-) ne l’inscrivez pas dans ce compte de résultat puisque cet achat représente l’acquisition d’un élément durable dont vous allez vous servir pendant plusieurs années et qu’il ne concerne donc pas uniquement l’année en question. Par ailleurs, ce n’est pas une dépenses à fonds perdu puisque cette machine à écrire a toujours une valeur et que vous pouvez, en cas de besoin, la revendre. Vous l’inscrivez donc, plus loin, dans le bilan. Les charges (dépenses) « Charges d’exploitation » : reportez les totaux (regroupez les totaux (regroupés) qui figurent en bas de la récapitulation annuelle, rectifiés après les régularisations d’inventaire. Attention quand même. Si votre association achète des objets pour les revendre ensuite, il faudra noter ces achats d’une part dans ce chapitre « charges d’exploitation » et faire apparaître d’autre part la variation des stocks. Pour calculer cette variation, effectuez la différence entre votre stock au début de l’année et celui de fin d’année. En cas d’augmentation du stock (en valeur) la somme sera négative. Vous la reporterez dans les charges juste après les achats. « Charges financières » : par exemple, les taux d’intérêts que vous payez à la banque pour l’emprunt qu’elle vous a accordé. « Charges exceptionnelles » : votre chaise qui avait rendu l’âme précédemment et le bureau pour sa valeur comptable (1000F) Les « produits » (recettes) Vous y mettez les « produits courants », les cotisations, les subventions que vous avez obtenues, le montant de vos ventes, etc. « Produits financiers » : vous aviez placé vos disponibilités auprès de votre banque et vous en avez tiré des revenus, c’est ici qu’il faut les inscrire; « Produits exceptionnels » : par exemple, le prix de vente de votre bureau. Il ne vous reste plus qu’à trouver le résultat. Pour cela, additionnez séparément vos charges et vos produits. Si vos produits sont supérieurs à vos charges, Félicitations! Vous avez réalisé un excédent(bénéfice). Pour que les deux parties de votre tableau affichent le même total général, n’oubliez pas de marquer cet excédent avec les « charges » et le tour est joué. A l’inverse, si vos charges dépassent vos produits vous êtes en déficit. Vous l’inscrivez après les « produits », toujours (et uniquement) pour équilibrer les totaux généraux des deux parties. En ce qui concerne le compte de résultat, c’est tout. Si vous êtes perfectionniste, retenez qu’il est d’usage, à côté des chiffres de l’année en question, de rappeler les chiffres de l’année précédente. Cette double colonne permet des comparaisons instantanées et montre tout de suite l’évolution de votre association.
Contrairement au compte de gestion, le bilan est un tableau qui photographie votre patrimoine à un instant donné (le plus souvent arrêté au 31 décembre). L’actif Les immobilisations Le premier chapitre de votre actif, ce sont vos immobilisations, autrement dit les biens ou des liquidités qui vous appartiennent et qui restent durablement dans le patrimoine de l’association. Par exemple, vous rangerez dans les « immobilisations corporelles » bureaux, machines à écrire ou machines sur lesquelles vous réalisez une production quelconque, etc..., et dans les « immobilisations financières » les cautions que vous avez versées auprès de l’EDF, pour louer vos locaux... IMPORTANT Le matériel dont vous disposez en crédit-bail(leasing) ne vous appartient pas, il n’y a donc pas lieu de la faire figurer ici. Pour les biens que vous avez en leasing, considérez que vous les avez en location et inscrivez vos versements à ce titre dans le compte de résultat. L’amortissement A ce stade-là, intervient une notion nouvelle : celle de l’amortissement. Reprenons l’exemple de votre machine à écrire et supposons que vous l’avez achetée en début d’année. Vous connaissez donc sa valeur d’achat, soit son montant brut. Mais vous avez utilisé cette machine pendant toute l’année. Par conséquent, elle n’a pas la même valeur au jour du bilan à cause de son usure. Vous devez donc diminuer sa valeur. Votre machine à écrire a une durée de vie de 5 ans. Chaque année et pendant 5 ans vous enlevez alors 20% de sa valeur d’achat au titre de son amortissement et vous obtiendrez ainsi sa valeur nette, c’est ce qu’on appelle l’amortissement linéaire. A l’actif du bilan on indique les trois valeurs :
En ce qui concerne « l’actif circulant » indiquez tout d’abord votre stock, si vous en avez un, ensuite toutes vos créances, puis vos valeurs mobilières, inscrivez également le solde positif de votre compte bancaire et ce que vous avez en caisse. Eventuellement, complétez le tout par les « charges constatées d’avance » (loyer payé d’avance pour une période à venir, régularisation d’inventaire). Le passif Il débutera par vos fonds propres qui englobent vos réserves (si vous en avez constitué, bien sûr) et aussi vos résultats; excédentaires, ils auront le signe + ; déficitaires, ils auront le signe - . Vient ensuite la rubrique « provisions pour risques et charges ». Pour compléter l’ensemble, reportez aussi toutes vos dettes; à vos fournisseurs, à votre banquier, à l’Etat. Bien entendu, là encore la total du passif sera égal à celui de l’actif.
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