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Les outils de la comptabilité des associations • Les livres comptables obligatoires Les associations qui réalisent certaines opérations imposables à la TVA doivent tenir une comptabilité leur permettant de justifier du détail des opérations qu’elles réalisent ou à défaut un livre spécial. La comptabilité tenue doit permettre de justifier les opérations effectuées, imposables ou non, et si des recettes passibles de taux différents sont réalisées, de ventiler celles-ci par taux d’imposition. Ces justifications concernent la nature des opérations réalisées et le montant des recettes encaissées. D’une manière générale, la comptabilité doit permettre au redevable de fournir l’ensemble des renseignements demandés et dont la mention figure dans les imprimés de déclaration des opérations. IMPORTANT A défaut d’une telle comptabilité, les redevables doivent avoir un livre spécial aux pages numérotées sur lequel ils inscrivent jour par jour, sans blanc ni rature, le montant de chacune des opérations, en distinguant, au besoin, leurs opérations taxables de celles qui ne le sont pas. Les livres comptables obligatoires
Quelles sont les informations à faire apparaître sur les livres comptables? Outre les opérations imposables, la comptabilité ou le livre spécial doit notamment faire apparaître d’une manière distincte :
LES CONSEILS DE LA CAISSE D’EPARGNE Pour toutes les autres associations, tenir une comptabilité est un gage de sécurité. Un dirigeant doit connaître à tout moment, dans un souci de bonne gestion :
Le dirigeant doit être en mesure de justifier de l’emploi et de l’usage des fonds vis-à-vis des adhérents (à tout moment ou lors de l’assemblée générale ou du conseil d’administration). Quelle est l’organisation des livres comptables? D’une manière générale, le trésorier organise de façon personnelle « les livres comptables ». Chaque écriture doit être justifiée par une pièce datée, comme une facture, susceptible de pouvoir être rapprochée dans les moyens de paiements mis à la disposition par les banques (carnets de chèques avec souche, carte bleue professionnelle, etc...), qui laissent des traces écrites. Pourquoi tenir les livres de caisse et de banque
vous avez un peu d’argent dans votre association et cet argent se trouve soit en espèces dans un de vos tiroirs soit à votre banque. S’il est en espèces, considérez qu’il est « en caisse ». Tous les mouvements s’y rapportant seront, par conséquent, enregistrés dans les colonnes « caisse ». S’il est en banque, inscrivez toutes les opérations concernées dans les colonnes « banques ».
chaque opération nécessite une double écriture de montants identiques. Le principe est plus facile qu’il ne le paraît. Supposons que vous avez acheté des fournitures de bureau pour 400 F et que vous les ayez réglées par chèque. Commencez par reporter dans la colonne « banque dépense » les 400 F, puis reportez cette même somme dans la colonne « fourniture administrative », ce qui correspond à la nature de cette dépense. Vous avez bien inscrit cette somme deux fois. Bien sûr, il y a parfois des variantes car chaque somme d’argent ne donne pas lieu à un achat. Par exemple, un membre vous paie sa cotisation de 200 F en espèces. Il y a ici une recette et non une dépense. Ces 200 F entrent en liquide dans le colonne « caisse-recettes ». Cette cotisation devra également figurer dans la colonne « cotisations ». Vous avez bien votre double écriture avec deux montants identiques. Cette présentation vous permet de savoir à tout moment de combien votre association dispose à sa banque ou en caisse, elle vous permet également de connaître le montant de vos dépenses poste par poste ainsi que celui de vos diverses recettes. Recettes et dépenses Ne détaillez pas toutes vos dépenses et recettes et retenez plutôt des subdivisions significatives de manière à cerner les postes où il y aura beaucoup d’écritures. Pour tout ce qui est plus rare, ouvrez une colonne « divers » ou « autres ». Pour commencer, prenons l’exemple d’une association qui n’effectuerait que des opérations en espèces. Vous avez d’un coté vos recettes, de l’autre vos dépenses et vous créez au milieu trois colonnes pour inscrire la date, le libellé de l’opération et le numéro de la pièce justificative s’y rapportant. Ensuite, vous créez une colonne « soldes ». Comme dans l’exemple précédent, vous inscrivez le 1er octobre 100F dans la colonne « recettes » puis dans celle des cotisations.
En fin de mois, faites les totaux et assurez-vous que votre solde en début plus vos recettes, diminué de vos dépenses du mois, vous donne le solde en fin de mois. S’il n’y a pas d’erreurs, bravo! Côté dépenses, détaillez un peu plus. Prévoyez, par exemple, une colonne pour les achat de matériels destinés à la revente auprès de vos adhérents, une autre pour les fournitures administratives, une troisième pour vos loyers et charges locatives. Si vous avez du personnel salarié, n’oubliez pas d’ouvrir deux colonnes supplémentaires : le première pour les « salaires », la seconde pour les « charges sociales ». Prévoyez également pour vos « dépenses » une colonne « divers » et une dernière pour y inscrire non pas des chiffres mais le libellé de vos « divers ». LES CONSEILS DE LA CAISSE D’EPARGNE Validez vos registres pour éviter toute contestation ultérieure. La meilleure prévention consiuste à faire côté et parapher votre registre comptable à la mairie avant toute utilisation, cela l’authentifie. |
